معرفی 6تا از بهترین فرمت های ذخیره سازی در اکسل

در هنگام ذخیره فایل Excel، با مجموعه‌ای از فرمت های ذخیره سازی در اکسل چون XLSX، XLS و TXT مواجه می‌شویم. هر یک از این پسوندها دارای کاربردهای خاص خود هستند. اغلب افراد تنها با یک یا دو نوع از این فرمت‌ها آشنا هستند و به طور رایج فایل‌های Microsoft Excel را با آنها ذخیره می‌کنند. اما، مهم است که بدانیم فرمت‌های دیگر نیز در اکسل کاربردهای خود را دارند. آیا آشنایی با این فرمت‌ها ضروری است؟ در این مقاله از مقالات دوره اکسل پیشرفته ۲۰۲۱، ما قصد داریم انواع پسوندهای فایل اکسل را معرفی کرده و به بررسی کاربردهای آنها بپردازیم. همراه ما باشید تا به سؤالاتتان پاسخ دهیم.

انواع پسوندهای فایل اکسل: بهترین گزینه‌های مایکروسافت

شرکت مایکروسافت با اختصاص منابع زیادی به تحقیق و توسعه نرم‌افزارهای آفیس، از جمله ورد، پاورپوینت، و اکسل، همواره به بهبود فرایندهای نرم‌افزاری می‌پردازد. هنگامی که این شرکت یک فرمت جدید برای ذخیره فایل‌ها معرفی می‌کند، امیدواریم که برتری و بهبودهای چشمگیری داشته باشد.

در نسخه‌های گذشته اکسل، به‌عنوان‌مثال نسخه 2003، اکثر کاربران از فرمت XLS برای ذخیره فایل‌های خود استفاده می‌کردند. اما از اکسل 2007 به بعد، فرمت‌های جدیدی همچون XLSX به مجموعه اضافه شدند. فرمت های ذخیره سازی در اکسل به‌عنوان قسمتی از مجموعه Office Open XML File Formats شناخته می‌شوند که شامل pptx، docx، xlsm، xlsx و سایر پسوندهاست. در ادامه، پسوندهای پرکاربرد فایل‌های اکسل را بررسی خواهیم کرد.

تفاوت بین Save و Save As در Excel

برای مثال، زمانی که شما فایلی را در برنامه Excel ایجاد می‌کنید، اگر از گزینه Save استفاده کنید، فایل همان‌گونه که هست در برنامه Excel ذخیره می‌شود.

حالا اگر بخواهید همان فایل را به‌صورت کپی در پوشه‌ای همراه با نام در کامپیوتر خود داشته باشید، از گزینه Save As استفاده می‌کنید.

وقتی تصمیم به اعمال تغییرات در نوشتة خود می‌گیرید و به‌عنوان‌مثال قصد تغییر در فرمت های ذخیره سازی در اکسل دارید، زمانی که تغییرات را انجام دادید و از گزینه Save استفاده کنید، نسخة قدیمی از بین می‌رود و نسخة فعلی جایگزین می‌شود. اما اگر از گزینه Save As استفاده کنید، یک کپی از نوشته با اصلاحات ذخیره می‌شود و همچنان نوشتة اصلی باقی می‌ماند.

انواع فرمت های ذخیره سازی در اکسل و کاربردهای آن‌ها

فرمت‌های فایل در اکسل یکی از جنبه‌های حیاتی در مدیریت داده‌ها و اطلاعات است. در اینجا به بررسی انواع فرمت‌های اکسل می‌پردازیم:

Excel Macro Enabled Workbook (xlsm)

این فرمت برای ذخیره‌سازی فایل‌های حاوی ماکروها و کدهای VBA استفاده می‌شود. پسوند xlsm به Excel Macro Enabled Workbook اطلاق می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند تا فایل حاوی اسکریپت‌های پیچیده و وظایف خاص را اجرا کرد.

Excel Template (xltx)

فرمت xltx برای ایجاد فایل الگو (بدون قابلیت تغییر) در نسخه‌های قبل از ۲۰۰۷ استفاده می‌شد و به‌صورت الگوی ثابت برای ساختارهای اطلاعاتی خاص مورداستفاده قرار می‌گیرد. این فرمت اجازه می‌دهد تا از یک قالب استاندارد برای ایجاد فایل‌های جدید استفاده شود.

Excel Binary Workbook (xlsb)

پسوند xlsb برای Excel Binary Workbook به کار می‌رود. این فرمت فایل‌های اکسل را به زبان ماشین نزدیک می‌کند و از ساختار xml برای ذخیره داده‌ها استفاده نمی‌کند. این ویژگی باعث افزایش سرعت در پردازش داده‌ها، به‌ویژه زمانی که فایل‌ها بیشتر از اعداد و محاسبات تشکیل شده باشند، می‌شود.

فرمت فایل اکسل 97-2003 Workbook (xls)

فرمت فایل Excel 97-2003 Workbook یا با پسوند xls، یکی از قدیمی‌ترین فرمت‌های مورداستفاده در اکسل است. این فرمت در نسخه‌های ۲۰۰۳ و پیشین از نرم‌افزار Excel استفاده می‌شد و در حال حاضر به دلیل قدرت‌مندی و سازگاری با نسخه‌های جدید، هنوز هم در برخی موارد به کار می‌رود. با این فرمت های ذخیره سازی اطلاعات در اکسل می‌توانید داده‌ها و محاسبات خود را به‌صورت کلاسیک و با قابلیت باز شدن در نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل ذخیره کنید.

فرمت فایل اکسل XLSX

پسوند پیش‌فرض فایل در اکسل، فرمت Xlsx است. بیشتر ورک‌بوک‌های اکسل امروزی از این فرمت استفاده می‌کنند. مایکروسافت، در راهنمای اکسل، به فرمت فایل XLSX اشاره می‌کند. باتوجه‌به این توضیحات، میزان شناخت و گسترده‌پذیری فرمت XLSX، با مزایا و معایب زیر همراه است:

مزایا

• فرمت فایل معمولی و پراستفاده: به‌عنوان فرمت پیش‌فرض، XLSX شناخته‌شده‌ترین و گسترده‌ترین فرمت فایل در استفاده از اکسل است.
• ظرفیت زیاد: می‌توانید تا ۱۰۴۸۵۷۶ سطر و ۱۶۳۸۴ ستون را استفاده کنید.
• بازیابی آسان در برنامه‌های دیگر: از فرمت باز استفاده می‌کند، این امر باعث می‌شود تا در برنامه‌های دیگر نیز به‌راحتی قابل‌دسترس باشد.
• امنیت بالا: با عدم توانایی در ذخیره ماکروهای VBA، این فرمت امنیت بالایی دارد.
• پشتیبانی از توابع اکسل: تمام توابع موجود در اکسل قابل‌استفاده و ذخیره‌شدن هستند.

معایب

• تضاد در امکانات: عدم توانایی در ذخیره ماکروهای VBA می‌تواند هم مزیت و هم عیب محسوب شود.
• فضای دیسک بیشتر: نسبت به سایر فرمت‌های فایل نظیر XLSB، فضای دیسک بیشتری را مورد نیاز دارد.
• عدم سازگاری با نسخه‌های قدیمی اکسل: با نسخه‌های اکسل قبل از سال ۲۰۰۳ سازگار نمی‌باشد و نیاز به مبدل پسوند اکسل/add-in دارد.

فایل PDF

پسوند فایل PDF که احتمالاً از آن شنیده‌اید، مخفف Portable Document Format (فرمت اسناد قابل‌حمل) است و به دلیل ثبات بالا و امکان جلوگیری از دستکاری، معروف است. همچنین، ازآنجاکه یک فایل PDF در هنگام ذخیره فرمت های ذخیره سازی اطلاعات در اکسل، به هر صورتی که در کامپیوتر شما ظاهر می‌شود، به‌احتمال زیاد در دیگر کامپیوترها نیز به همان صورت‌نمایش داده می‌شود.

مزایا

• ثبات و عدم قابل دستکاری: فایل PDF به‌صورت استاتیک است و محتوای آن به‌راحتی قابل دستکاری نیست.
• یکسانی ظاهر سند: ظاهر سند در هر مکان و در هر دستگاهی همواره یکسان است.
• عدم وجود ماکروها: در فایل PDF ماکروها وجود ندارند که امنیت را افزایش می‌دهد.

معایب

• ازدست‌رفتن فرمول‌ها و اشیاء پیچیده: فرمول‌ها و اشیاء پیچیده در فایل PDF از دست می‌روند.
• ویرایش مشکل‌ساز: ویرایش فایل PDF معمولاً دشوار و مشکل‌ساز است.
• اندازه ‌بزرگ فایل: سایز فایل PDF ممکن است به دلیل محتوا، بزرگ باشد.

در نتیجه، هنگام ارسال نتایج نهایی باتوجه‌به موارد فوق، توصیه می‌شود که از فرمت PDF استفاده شود تا مزایا و معایب مختلف در نظر گرفته شوند و ارتباط بهینه برقرار شود.

دوره پیشنهادی آموزش اکسل پیشرفته

به منظور آشنایی بیشتر با فرمت های ذخیره سازی در اکسل و آموزش سطح پایه تا پیشرفته این نرم افزار، دوره زیر پیشنهاد می شود:

همچنین برای آشنایی با سایر فرمت های ذخیره سازی در اکسل می توانید به لینک زیر مراجعه کنید:

microsoft

جمع‌بندی

مقاله به بررسی انواع فرمت های ذخیره سازی در اکسل، از جمله XLSX، XLS، و TXT پرداخته است. این انواع فرمت‌ها متنوعی از xlsm با ماکروها تا xltx برای الگوها را شامل می‌شوند. همچنین، در مقایسه با PDF که به‌عنوان یک گزینه ثابت برای حفظ استاتیکی و یکسانی ظاهر سند مطرح شده، مزایا و معایب هر فرمت به‌دقت بررسی شده‌اند. انتخاب فرمت مناسب بر اساس نیازها و شرایط مختلف اهمیت دارد تا ارتباط بهینه در انتقال نتایج اطلاعات به وجود آید.

با ثبت نظرات، پیشنهادات، انتقاد ها و همچنین سوال های خود در بخش نظرات سایت ما را در راستای بهبود کیفیت خدماتمان، یاری نمایید.