یکی از نرم افزارهای کاربردی و مهم مجموعه آفیس Excel است که که عملیات ریاضی و همچنین مرتب کردن داده‌ها را درون جداول، روی اعداد و دیگر مقادیر انجام می‌دهد. از جمله امکاناتی که Excel برای فرمول نویسی در اختیار کاربران قرار می دهد تابع است. تابع ها، فرمول های از پيش نوشته شده ای هستند كه يك، هيچ يا چند مقدار را به عنوان ورودی می گيرند، عملياتی را انجام داده و يك، هيچ يا چند مقدار را بر می گردانند.

در Excel توابع زیادی از پیش تعریف شده است که یکی از این تابع vlookup است. درنظر بگیرید که رئیستان از شما خواسته تا لیستی از کارمندان باتوجه به حقوق یا سایر اطلاعات آنها آماده و بسرعت به او تحویل دهید. چه کار خواهید کرد؟ قطعا پیدا کردن این آمار و اطلاعات بطور دستی نه عملی و نه هوشمندانه است. دراینجا راه حلی عملی به شما معرفی می کنیم. آن بکارگیری تابع VLOOKUP اکسل است. در این مقاله از سری مقالات آموزش اکسل به معرفی و بررسی تابع VLOOKUP خواهیم پرداخت. همچنین شما میتو‌انید در ویدئو ابتدایی صفحه بهمراه یک مثال واقعی کارکردن با این تابع را بیاموزید.

جهت دانلود فایل pdf آموزش بالا روی لینک زیر کلیک کنید:

دانلود pdf آموزش vlookup

تعریف و کاربرد تابع VLOOKUP

در ساده‌ترین حالت، «VLOOKUP» یک تابع مربوط به پایگاه داده یا «database» است، به این معنی که این تابع با جداول پایگاه داده سروکار خواهد داشت یا به زبانی ساده‌تر، با لیستی از محتوا در کاربرگ‌های اکسل کار می‌کند. این محتوا می‌توانند لیستی از کارمندان، محصولات، مشتری‌ها یا هر چیز دیگری باشند.

راهنمای بکارگیری تابع VLOOKUP

تابع VLOOKUP هنگامی استفاده می شود كه بخواهيم يك جستجوی عمودی بر روی اولين ستون يك ناحيه از جدول پايه انجام دهيم و در ستونی ديگر از سطری كه نتيجه پيدا شد، مقداری را استخراج كنيم. این گونه فهرست ها عموما برای هر مورد با شناسه ی منحصر به فرد استفاده می شود. دقت کنید که این ویژگی زمانی قابل به کارگیری است که تابع « VLOOKUP » با نام و یا ID خاص باشد. به عنوان مثال صفحه گسترده ای در برنامه اکسل باز می کنیم. مثلا در فیلم آموزشی ابتدایی صفحه مثالی مربوط به مشخصات دانشجویان یک واحد دانشگاهی آمده است.

  • برای تست کردن فرمول VLOOKUP ابتدا یک کد آیتم صحیح را در یک سلول از صفحه گسترده اکسل می نویسیم.
  • در مرحله بعد سلولی را که می خواهیم توضیحات محصول در آن نمایش داده شود را انتخاب می نماییم. نکته ای که در اینجا اهمیت دارد، اینست که توضیحات باید در سلول دیگری نوشته شود که اکثر کاربران این مسئله را به اشتباه متوجه می شوند.
  • در ادامه باید از بخش  insert قسمت formulas  را انتخاب کنیم.
  • سپس روی بخش  insert function کلیک می کنیم.
  •  سپس مجدد بخش ‌  lookup را انتخاب می کنیم.
  • در این قسمت کادر«Function Arguments» را باز می کنیم و لیست تمامی پارامترهایی که برای پیاده سازی تابع VLOOKUP لازم است را به ما نشان می دهد.

در این قسمت 3 پارامتر موردنیاز از ما پرسیده میشود که شامل موارد زیر خواهد بود:

۱.شناسه منحصر به فردی که به دنبال آن هستید چیست؟

۲.مرکزداده یا دیتابیس شما در کجا قرار دارد؟

۳.کدام اطلاعات مربوط به شناسه مورد نظر را می خواهید از دیتابیس انتخاب کنید؟

پارامترهای پررنگ اجباری و موارد کم رنگ تر اختیاری هستند.

این پارامترها از بالا به پایین تکمیل می شوند. سپس تابع ما باید بداند که به دنبال کدام مشخصه خاص بگردد.

  • بروی گزینه اول کادر کلیک کرده و بعد بروی سلول که کد مشخصه ما را در برمی گیرد ،کلیک کرده و کلید Enterرا فشار می دهیم.
  • پس از وارد کردن مقدار آن مشخصه در بخش مربوطه، به قسمت «Table_array»مراجعه نموده و به تابع VLOOKUP پمی گوییم که در کدام بخش یا دیتا بیس مقدار موردنظر ما را جستجو کند.
  • حالا دیتابیس موردنظرخود را انتخاب و سربرگهای مربوط را انتخاب می کنیم.

پس از فشردن کلید Enter به قسمت بعدی می رویم یعنی«Col_index_num» و این قسمت برای مشخص کردن اطلاعاتی است که می خواهیم بعدا آنها را بکار گیریم. مثلا در مثال فیلم حاضر می خواهیم مشخصات دانشجو را براساس ستون «Description» بدست آوریم. بانگاهی به دیتابیس می فهمیم که دومین ستون دیتابیس ما می باشد .اکنون مقدار مدنظر را در بخش «Col_index_num» وارد می کنیم.

سرانجام باید تصمیم بگیریم که آیا برای بخش اخر هم می خواهیم مقداری وارد کنیم یا نه. این پارامتر به مقدار «True» یا «False» به معنای صحیح یا غلط نیاز دارد. زمان کار با دیتابیس باید براساس توضیح زیر مقدار را مشخص کنیم:

چنانچه ستون نخست دیتابیس(یعنی ستونی که مشخصه منحصر به فرد دارد) به ترتیب حروف الفبا یا عدد و بصورت صعودی تنظیم شده باشد می توان مقدار «true» را به آن اختصاص داد یا اینکه خالی رها کرد. بالعکس اگر ستون اول نامرتب است یا نزولی مرتب شده،باید مقدار «false» را برای این پارامتر استفاده کنید.

اکنون فرمول ما حاضر است. و تمامی اطلاعات لازم وضروری به منظور دست یابی به اطلاعات مورد نظر را در تابع VLOOKUP وارد می کنیم. سپس بروی گزینه‌ی«OK» کلیک کرده و می توانید توضیحات مربوط به آیتم موردنظر را در سلول مربوطه ببینید.

مشکلات تابع vlookup در اکسل

قطعا این تابع هم مانند هر برنامه ای مشکلاتی دارد. در اینجا به برخی مشکلات و خطاهای تابع VLOOKUP می پردازیم:

۱-خطای N/A

یکی از مهمترین مشکلات برنامه VLOOKUP در اکسل خطای N/A است. اگر شما در محدوده پارامتری LOOKUP_VALUE مقداری وارد نکنید و یا مقادیری که در محدوده جستجو وجود ندارند وارد کنید در چنین حالتی با این خطا رو به رو می شوید.

بهتر است قبل پایان کار ورودی های خود را بررسی کنید تا اطمینان یابید بدرستی وارد شده اند.

۲-مشکل وارد شدن داده عددی به صورت متنی

ازجمله مشکلات مشاهده شده هنگام بکارگیری این تابع،این است که موقع وارد کردن داده های عددی به اشتباه از “” استفاده کنید. در این چنین حالتی اکسل آن را داده متنی فرض می کند و همین باعث می شود که تابع اجرا نشود.

برای رفع این مشکل روی علامت زردی که نمایان می شود و با یک کلیک روی آن می توانید بررسی کنید که عدد به صورت متن نوشته شده و همین سبب شده که تابع به درستی کار نکند.

۳-خطای VALUE#

ایم خطا زمانی دیده می شود که طول داده از ۲۵۵ کاراکتر کمتر باشد. به منظور برطرف کردن این ایراد باید داده ها کمتر از ۲۵۵ کاراکتر تعریف شوند.

نمای کلی تابع vlookup

این تابع موجود در برنامه اکسل بطورعمودی جستجو را باتوجه به شاخص و  range موردنظر انجام می دهد. و بهمین راحتی شما می توانید پارامتری را در فایل اکسل خود با توجه به سطر و ستون پیدا کنید.

در فیلم آموزشی موجود، می توانید نمونه ای از کار با تابع vlookup را مشاهده کنید که در رابطه با طراحی کارت دانشجویی به کمک این تابع است. همچنین برای مشاهده مثال های بیشتر مقاله مربوطه در وبسایت simplilearn را بررسی کنید.